Діловодство: покрокова інструкція 2019

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Як організувати діловодство
  3. Крок 1.
  4. Крок 2.
  5. Крок 3.
  6. Крок 4.
  7. Крок 5.
  8. Крок 6.
  9. Як організувати кадрове діловодство

Розповімо, як грамотно організувати роботу з документами компанії, а також їх облік і зберігання. Вам допоможе покрокова інструкція 2019 року.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Нормативні основи

Діловодством визнається така діяльність, яка забезпечує документування (створення офіційних документів) і визначає порядок організації роботи з офіційними документами. Зрозуміло, питання про те, чи потрібно продумувати порядок роботи з документами, постає тоді, коли знайти якийсь певний документ викликає утруднення. З одного боку треба радіти, що компанія розвивається і росте, але з іншого на порядок денний виходить нова задача - як правильно і зручно організувати документообіг.

Експерт журналу "Довідник секретаря" розповість про основні види листів в організації.

Конструктор, який спростить роботу з текстами

З діловодством в офіційних установах простіше - там цей процес регламентований спеціальними нормативними актами:

  • Наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78 «Про затвердження Правил нотаріального діловодства» (разом з Правилами нотаріального діловодства, затверджених рішенням Правління ФНП від 17.12.2012, наказом Мін'юсту Росії від 16.04.2014 № 78) затверджені правила документообігу у нотаріусів;
  • Рішенням Колегії Євразійської економічної комісії від 05.05.2015 № 46 «Про Правила внутрішнього документообігу в Євразійську економічну комісію» визначено правила роботи з документами в ЄЕК;
  • Наказом Судового департаменту при Верховному Суді РФ від 29.04.2003 № 36 затверджено Інструкцію щодо судового діловодства в районному суді;
  • Постановою ЦВК Росії від 20.01.2016 № 321 / 1831-6 прийнята Інструкція з діловодства в Центральну виборчу комісію Російської Федерації;
  • Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 затверджені Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Є і специфічні нормативні акти, де згадується як варто організувати діловодство в певних організаціях, наприклад, Федеральний закон від 15.04.1998 № 66-ФЗ «Про садівничих, городницьких об'єднаннях громадян» наказує порядок ведення діловодства в такого роду утвореннях.

У приватних компаніях всі питання організації діловодства вирішуються власниками. Вірніше, розробити діловодство з нуля: покрокові інструкції 2019 доручається конкретним виконавцям - іноді кадровикам, іноді секретарям. Раз таке доручення дозріло, значить, в подібній регламентації дійсно є необхідність.


Як організувати діловодство

Діловодство: покрокова інструкція 2019 року допоможе визначитися, з чого почати і до якого результату треба прагнути. В ідеалі в організації повинен бути прийнятий внутрішній документ - інструкція з діловодства. Якщо компанія велика, з підрозділами, філіями, то виправдано прийняття кількох локальних актів, що регулюють дані питання.

Крок 1.

Насамперед необхідно визначитися, на які документи буде поширюватися дія інструкції, покликаної регламентувати документообіг. Нагадаємо, що вся маса паперів підрозділяється в організації на внутрішні (локальні), вихідні і вхідні. Порядок роботи з ними буде різний, тому варто описати його в різних розділах.

Крок 2.

Написання інструкції (її розділів). Окремо передбачити по локальних актів: як вони приймаються, як з ними відбувається ознайомлення працівників, де і у кого зберігаються локальні акти. За вхідної документації необхідно розписати, хто і де здійснює реєстрацію надходить документації, в які терміни, як фіксується передача документа на виконання, де зберігається вхідний документ після відповіді на нього і інші процедурні моменти. За що виходить - аналогічно вирішити питання про порядок реєстрації, правилах напрямки, підписання.

Крок 3.

В інструкції повинно бути зазначено, які документи мають затверджену типову форму, а при складанні яких слід керуватися затвердженим ГОСТ.

Крок 4.

Визначаємо відповідальних осіб за виконання кожного з розділів інструкції. Вирішуємо, в якому порядку, де, під чиєю відповідальністю будуть зберігатися документи.

Крок 5.

Визначаємося з необхідністю додаткових розділів інструкції. Залежно від специфіки діяльності організації може знадобитися вказати порядок виготовлення копій, порядок роботи з печатками і штампами, процедуру обміну документами між підрозділами.

Ряд документів може підпадати під дію інших локальних актів, наприклад, під затверджений порядок роботи з персональними даними або порядок збереження комерційної таємниці організації. На ці локальні акти бажано зробити посилання. Крім того, робота з документами в ряді організацій може також регламентуватися спеціальним законодавством - наприклад, документообіг в кредитній організації підпадає під дію Федерального закону «Про банки і банківську діяльність», де регламентовано порядок поводження з банківською таємницею. Ці моменти також варто враховувати при складанні інструкції.

Крок 6.

Затвердження інструкції та доведення її до відома співробітників. Після цього етапу локальний акт набирає чинності, і виконання його стає обов'язковим для всіх працівників компанії.

Як організувати кадрове діловодство

Не менш важливо для компанії продумати кадрове діловодство , Покрокові інструкції 2019 допоможуть в цьому.

Етапи організації кадрового документообігу в принципі не відрізняються від етапів становлення діловодства в цілому. Також визначається перелік документів, які будуть складатися, змінюватися, копіюватися і розповсюджуватися відповідно до інструкції з кадрового діловодства. Тут необхідно враховувати, що простору для «фантазії» у організації щодо кадрових документів набагато менше - то, що в обов'язковому порядку повинна бути присутньою в компанії для кадрового обліку, вказується в Трудовому кодексі РФ та інших нормативних актах. А за відсутність або неправильне оформлення кадрових документів передбачаються чималі штрафи. Тому до складання цієї інструкції необхідно підходити з усією серйозністю.

Розділи інструкції з кадрового діловодства повинні містити інформацію про розроблені типових документах в компанії (наприклад, затвердженої форми трудового договору, наказів), а також порядок ознайомлення співробітників з документами. Необхідно відобразити також специфічні моменти діяльності конкретної організації: якщо складаються графіки, то в який термін і в якому порядку вони надаються на затвердження, якщо відбувається видача засобів захисту, то в якому порядку буде вестися облік і ін.

Слід врахувати також, що для організації діловодства , В тому числі і кадрового, розроблені спеціальні програмні засоби для автоматизації цих процесів. Великі компанії в даний час користуються ними, але цей факт не скасовує необхідності розробки та дотримання інструкції.

Корисний матеріал від експертів журналу «Довідник секретаря»:

Оформляємо організаційні документи за новими ГОСТу і Примірної інструкції

Три помилки в номенклатурі справ, які допускають 80% секретарів

Уважаемые партнеры, если Вас заинтересовала наша продукция, мы готовы с Вами сотрудничать. Вам необходимо заполнить эту форму и отправить нам. Наши менеджеры в оперативном режиме обработают Вашу заявку, свяжутся с Вами и ответят на все интересующее Вас вопросы.

Или позвоните нам по телефонам: (048) 823-25-64

Организация (обязательно) *

Адрес доставки

Объем

Как с вами связаться:

Имя

Телефон (обязательно) *

Мобильный телефон

Ваш E-Mail

Дополнительная информация: