Складський облік в Excel - програма без макросів та програмування

  1. Як вести складський облік в Excel?
  2. Таблиця Excel «Складський облік»

Складський облік в Excel підходить для будь-якої торгової або виробничої організації, де важливо враховувати кількість сировини і матеріалів, готової продукції. З цією метою підприємство веде складський облік. Великі фірми, як правило, закуповують готові рішення для ведення обліку в електронному вигляді. Варіантів сьогодні пропонується маса, для різних напрямків діяльності.

На малих підприємствах рух товарів контролюють своїми силами. З цією метою можна використовувати таблиці Excel. Функціоналу даного інструменту цілком достатньо. Ознайомимося з деякими можливостями і самостійно складемо свою програму складського обліку в Excel.

В кінці статті можна скачати програму безкоштовно , Яка тут розібрана і описана.

Як вести складський облік в Excel?

Будь-яке спеціалізоване рішення для складського обліку, створене самостійно або придбане, буде добре працювати тільки при дотриманні основних правил. Якщо знехтувати цими принципами спочатку, то згодом робота ускладниться.

  1. Заповнювати довідники максимально точно і детально. Якщо це номенклатура товарів, то необхідно вносити не тільки назви і кількість. Для коректного обліку знадобляться коди, артикули, терміни придатності (для окремих виробництв і підприємств торгівлі) тощо
  2. Початкові залишки вводяться в кількісному і грошовому вираженні. Має сенс перед заповненням відповідних таблиць провести інвентаризацію.
  3. Дотримуватися хронологію в реєстрації операцій. Вносити дані про надходження продукції на склад слід раніше, ніж про відвантаження товару покупцеві.
  4. Чи не гидувати додатковою інформацією. Для складання маршрутного листа водієві потрібна дата відвантаження та ім'я замовника. Для бухгалтерії - спосіб оплати. У кожній організації - свої особливості. Ряд даних, внесених до програми складського обліку в Excel, стане в нагоді для статистичних звітів, нарахування заробітної плати фахівцям і т.п.

Однозначно відповісти на питання, як вести складський облік в Excel, неможливо. Необхідно врахувати специфіку конкретного підприємства, складу, товарів. Але можна вивести загальні рекомендації:

  1. Для коректного ведення складського обліку в Excel потрібно скласти довідники. Вони можуть зайняти 1-3 аркуша. Це довідник «Постачальники», «Покупці», «Точки обліку товарів». У невеликій організації, де не так багато контрагентів, довідники не потрібні. Не треба й складати перелік точок обліку товарів, якщо на підприємстві тільки один склад і / або один магазин.
  2. При відносно постійному переліку продукції має сенс зробити номенклатуру товарів у вигляді бази даних. Згодом прихід, витрата і звіти заповнювати з посиланнями на номенклатуру. Лист «Номенклатура» може містити найменування товару, товарні групи, коди продукції, одиниці виміру і т.п.
  3. Надходження товарів на склад враховується на аркуші «Прихід». Вибуття - «Витрата». Поточний стан - «Залишки» ( «Резерв»).
  4. Підсумки, звіт формується за допомогою інструменту «Зведена таблиця».

Щоб заголовки кожної таблиці складського обліку не тікали, має сенс їх закріпити. Робиться це на вкладці «Вид» за допомогою кнопки «Закріпити області».

Робиться це на вкладці «Вид» за допомогою кнопки «Закріпити області»

Тепер незалежно від кількості записів користувач бачитиме заголовки стовпців.

Таблиця Excel «Складський облік»

Розглянемо на прикладі, як повинна працювати програма складського обліку в Excel.

Робимо «Довідники».

Для даних про постачальників:

Для даних про постачальників:

* Форма може бути й інший.

Для даних про покупців:

* Зверніть увагу: рядок заголовків закріплена. Тому можна робить якомога більше даних. Назви стовпців буде видно.

Для аудиту пунктів відпуску товарів:

Ще раз повторимося: має сенс створювати такі довідники, якщо підприємство велике чи середнє.

Можна зробити на окремому аркуші номенклатуру товарів:

В даному прикладі в таблиці для складського обліку будемо використовувати списки, що випадають. Тому потрібні Довідники і Номенклатура: на них зробимо посилання.

Діапазону таблиці "Номенклатура" дамо ім'я: "Таблиця 1". Для цього виділяємо діапазон таблиці і в поле ім'я (навпроти рядка формул) вводимо відповідні значення. Також потрібно присвоїти ім'я: "Таблиця 2" діапазону таблиці "Постачальники". Це дозволить зручно посилатися на їх значення.

Для фіксації прибуткових і видаткових операцій заповнюємо два окремих листа.

Робимо шапку для «Приходу»:

Наступний етап - автоматизація заповнення таблиці! Потрібно зробити так, щоб користувач вибирав з готового списку найменування товару, постачальника, точку обліку. Код постачальника і одиниця виміру повинні відображатися автоматично. Дата, номер накладної, кількість і ціна вносяться вручну. Програма Excel вважає вартість.

Приступимо до вирішення завдання. Спочатку все довідники відформатуємо як таблиці. Це потрібно для того, щоб згодом можна було щось додавати, змінювати.

Створюємо список, що випадає для стовпця «Найменування». Виділяємо стовпець (без шапки). Переходимо на вкладку «Дані» - інструмент «Перевірка даних».

Переходимо на вкладку «Дані» - інструмент «Перевірка даних»

В поле «Тип даних» вибираємо «Список». Відразу з'являється додаткове поле «Джерело». Щоб значення для списку бралися з іншого листа, використовуємо функцію: = ДВССИЛ ( "номенклатура! $ A $ 4: $ A $ 8").

$ A $ 4: $ A $ 8)

Тепер при заповненні першого стовпчика таблиці можна вибирати назву товару зі списку.

Тепер при заповненні першого стовпчика таблиці можна вибирати назву товару зі списку

Автоматично в стовпці «Од. вим. »має з'являтися відповідне значення. Зробимо за допомогою функції ВПР і ЕНД (вона буде придушувати помилку в результаті роботи функції ВПР при посиланні на вільну позицію першого стовпчика). Формула:.

Формула:

За таким же принципом робимо випадає і автозаповнення для стовпців «Постачальник» і «Код».

За таким же принципом робимо випадає і автозаповнення для стовпців «Постачальник» і «Код»

Також формуємо список, що випадає для «Точки обліку» - куди відправили товар, що надійшов. Для заповнення графи «Вартість» застосовуємо формулу множення (= ціна * кількість).

Для заповнення графи «Вартість» застосовуємо формулу множення (= ціна * кількість)

Формуємо таблицю «Витрати товарів».

Формуємо таблицю «Витрати товарів»

Випадають списки застосовані в шпальтах «Найменування», «Точка обліку відвантаження, поставки», «Покупець». Одиниці виміру та вартість заповнюються автоматично за допомогою формул.

Робимо «Оборотну відомість» ( «Підсумки»).

На початок періоду виставляємо нулі, тому що складський облік тільки починає вестися. Якщо раніше вівся, то в цій графі будуть залишки. Найменування та одиниці виміру беруться з номенклатури товарів.

Стовпці «Надходження» і «Відвантаження» заповнюється за допомогою функції СУММЕСЛІМН. Залишки вважаємо за допомогою математичних операторів.

Завантажити програму складського обліку (Готовий приклад складений по вище описаною схемою).

Завантажити програму складського обліку   (Готовий приклад складений по вище описаною схемою)

Ось і готова самостійно складена програма.

Як вести складський облік в Excel?
Як вести складський облік в Excel?

Уважаемые партнеры, если Вас заинтересовала наша продукция, мы готовы с Вами сотрудничать. Вам необходимо заполнить эту форму и отправить нам. Наши менеджеры в оперативном режиме обработают Вашу заявку, свяжутся с Вами и ответят на все интересующее Вас вопросы.

Или позвоните нам по телефонам: (048) 823-25-64

Организация (обязательно) *

Адрес доставки

Объем

Как с вами связаться:

Имя

Телефон (обязательно) *

Мобильный телефон

Ваш E-Mail

Дополнительная информация: