1. В яких ситуаціях необхідно впроваджувати електронний документообіг?
2. DocSpace на технологіях SharePoint 2013
3. Бітрікс24
4. 1С: Документообіг
5. логіка ЕСМ.СЕД
6. Переваги впровадження СЕД
7. Окупність впровадження документообігу
8. Склад робіт і вартість

Давно минув час пилових паперових архівів і документів. В умовах збільшення інформаційних потоків питання автоматизації документообігу особливо актуальний.

Традиційний спосіб організації діловодства на підприємстві не вирішує багатьох проблем виникають при роботі з паперовими носіями таких як: втрата документів, зменшення витрат часу на створення, виконання та обробку документів, спрощення зберігання і пошуку і т.д.

В яких ситуаціях необхідно впроваджувати електронний документообіг?

1. Організаціям з великим об'ємом документів: внутрішні, вхідні, вихідні;
2. Компаніям з чисельністю співробітників понад 50 осіб;
3. Наявність безладу в зберігання електронних і паперових документів, в результаті чого необхідні документи губляться або довго шукаються;
4. Невиконання доручень через відсутність контролю;
5. Бюрократія, неефективні і довгі процеси узгодження документів:
   • НЕ відстежити на якому етапі «загубився» документ;
   • зміни вносять плутанину;
   • зайві відділи погоджують, а потрібних немає на узгодженні.

Автоматизація документообігу вирішує ці проблеми, а так же:

• Підвищує продуктивність роботи з документами;
• Оптимізує колективну роботу з документами;
• Розмежовує права доступу;
• Розширює можливості роботи за рахунок можливості інтеграції з іншими ІТ рішеннями.

Що ми пропонуємо?

Група Компаній «Навігатор» оперативно і з найменшими витратами запровадить у вашій організації систему електронного документообігу (СЕД). Ми пропонуємо вам два програмних рішення:

DocSpace на технологіях SharePoint 2013

DocSpace - це програмна платформа, повністю інтегрована в Microsoft SharePoint, призначена для створення рішень в області автоматизації управлінського документообігу і діловодства, а також вирішення інших завдань з управління неструктурованих контентом і організації колективної роботи.

Програмна платформа DocSpace - це гнучкий інструмент для швидкого створення рішень в області електронного документообігу, мінімізації витрат впровадження і подальшого використання, зручною адаптації під індивідуальні потреби Замовника.

Вартість базового впровадження DocSpace

Бітрікс24

1С-Бітрікс24 - це повноцінний Корпоративний портал який не тільки дозволяє організувати зберігання документів у сховищах з поділом доступу по групах прав, вести історію зміни, зберігати версії документів і автоматизувати Бізнес-процеси узгодження, але і пропонує єдине соціальне середовище внутрішньокорпоративних комунікацій і спільної роботи. Він особливо хороший коли потрібен зручний інструмент ЕДО при робочих процесах передбачають віддалений доступ співробітників до документів і можливість участі в узгодженні за межами офісу (хоч з мобільного пристрою).

Ваші співробітники зможуть використовувати документи при спілкуванні один з одним в листуванні яка залишиться частиною корпоративної ІС, в рішенні виробничих або управлінських завдань за допомогою Task Maneger-а, при плануванні спільних заходів і зустрічей, при веденні планёрок з протоколюванням, проектної діяльності в рамках робочих груп і в CRM яка дозволить навести порядок у діяльності відділу продажів.

Вартість базового впровадження 1C-Бітрікс24

1С: Документообіг

Система 1С: Документообіг давно завоював популярність і широку популярність на російському ринку. Універсальний функціонал, гнучкі настройки, оптимізація пошуку та обробки документів, інтегрованість - все це сучасна система управління документами від фірми 1С яка не потребує представлення. Впровадження 1С: документоборот - стане досить економічним варіантом для організацій, які вже працюють з рішеннями 1С (не потрібно купувати додаткові ліцензії).

логіка ЕСМ.СЕД

Бос-Референт займає одне з лідируючих місць на російському ринку рішень класу ЕСМ (Enterprise Content Management). З усіх встановлених у 2008 році робочих місць СЕД, 25%, тобто кожна 4-е, реалізовано на системі Бос-референт (згідно з даними огляду ринку СЕД, випущеного DSS Consulting).

На платформі Бос-референт побудовані найбільші в Росії СЕД у Федеральній податковій службі РФ (ФПС) - понад 85 000 користувачів, і в компанії МТС - система об'єднує понад 25 000 співробітників.

Впровадження системи електронного документообігу - основа ефективного менеджменту вашої компанії:

• зростає швидкість прийняття управлінських рішень на всіх рівнях менеджменту;
• підвищується рівень обґрунтованості прийнятих рішень, оскільки менеджер отримує швидкий доступ до всієї необхідної інформації;
• забезпечується вимога релевантності інформаційних потоків: менеджер може легко відсіяти будь-яку зайву інформацію, не захаращуючи нею інформаційне поле прийняття рішень;
• забезпечується висока взаємозамінність співробітників;
• забезпечується взаємна інтеграція управлінських функцій: планування, обліку, контролю, аналізу, регулювання.

Впровадження сучасної системи електронного документообігу ми здійснюємо за допомогою самих інноваційних програмних розробок, представлених на даному ринку. СЕД, побудовані на базі цих платформ, відрізняються адаптивністю, легко інтегрованої і широким переліком функцій. Забезпечують документообіг, однаково зручний як для управлінського персоналу, так і для економічних працівників і службовців.

Переваги впровадження СЕД

Впровадження СЕД дозволить вам:

• Збільшити ефективність роботи співробітників на 20-25%
• Зниження тимчасових витрат на пошук і видачу документів, а також на їх рух між відділами підприємства
• Зниження витрат на зберігання документів в середньому на 80%
• Оперативне отримання інформації, необхідної для прийняття рішення та контролю виконавської дисципліни
• Формування єдиного інформаційного простору на підприємстві. Це збільшує ефективність управління всіма ресурсами і процесами в компанії

З огляду на всі перераховані переваги можна сміливо говорити про фінансову вигоду в результаті автоматизації документообігу шляхом впровадження СЕД.

Впровадження електронного документообігу на підприємство призводить до якісно нових змін на рівні виконання управлінських рішень. Система дозволяє призначати відповідального співробітника за обробку кожного документа, а також час здачі роботи. Ці процеси дозволяють домогтися прозорості виконання завдань і підвищити продуктивність роботи.

Окупність впровадження документообігу

Чим більше підприємство, тим більше обсяг документів. Через несвоєчасну обробки вхідного документа ви можете як мінімум втратити клієнта. Спробуйте оцінити можливі витрати на відновлення втрачених даних. Система електронного документообігу окупається за рахунок підвищення ефективності контролю і управління персоналом. Завдяки чому ви мінімізуєте ризики втрати інформації, пов'язані з людським фактором. Крім того, система дозволяє вести облік робочого часу і контролювати діяльність своїх підлеглих.

Склад робіт і вартість

Ми здійснюємо комплекс робіт від установки типовій версії до індивідуальної розробки СЕД.

Для знайомства з цікавить вас системою автоматизації документообігу ми проводимо презентації розкривають функціонал і можливості вирішення.

За підсумками презентації команда фахівців ГК «Навігатор» проведе проектне обстеження бізнес-процесів у вашій компанії, визначить терміни, вартість робіт і впровадить систему відповідно до виявлених потреб. Так само ми проводимо навчання і подальший супровід системи.

Група Компаній «Навігатор» - ваш надійний партнер в світі сучасного електронного документообігу!