Нас періодично просять додати в ПланФікс wiki, в основному для ведення бази накопичених в результаті роботи знань. Нам подобається wiki-движок, він досить простий і дає відмінні можливості для спільного накопичення і використання інформації, але поки по ряду причин ми не поспішаємо включати його в наш інтерфейс.

У цьому кейсі ми розглянемо інший підхід до організації бази знань в ПланФіксе.

Ґрунтуватися він буде на використанні довідників. Довідники в ПланФіксе дуже схожі на довідники в будь-який інший системі, але мають кілька додаткових можливостей, які допомагають в тому числі і в благородній справі накопичення знань - про них ми і поговоримо.

Почнемо з простого. Для мого сьогоднішнього кейса я зробив довідник, що складається з двох полів:

Поле "Тема" служить для короткого позначення довідкової замітки (його зручно використовувати для пошуку), а в полі "Замітка" знаходиться сам текст довідкової статті. Чи не вважайте цю структуру догмою - в залежності від вашої ситуації, її можна сміливо модернізувати, додаючи нові реквізити. Але навіть на прикладі цього простого довідника я покажу основні сценарії роботи з базою знань, а ви на їх основі вже дофантазіруете застосування в своїй компанії.

Отже, найпростіший і очевидний сценарій роботи з базою знань - заходимо в довідник і створюємо довідкові статті на потрібні теми:

Відразу подумайте, можливо має сенс розбити їх на групи для більш зручної навігації в наступному:
Довідники в ПланФіксе увазі багаторівневу вкладеність, тому групи можна дробити і далі:
Якщо ви не впевнені у розбиттям на групи - не біда, їх можна буде додати і пізніше.

Зі створенням самої довідкової статті, думаю, у вас проблем теж не виникне. Ви можете використовувати готові тексти або писати їх прямо в ПланФіксе, використовувати колірні виділення, посилання і інші доступні елементи оформлення:

Тут саме час розповісти про одну корисної особливості довідників ПланФікса - а саме, про можливість вставляти в тексти посилання на інші елементи довідника. Цю особливість ми вже розглядали в кейсі про зберігання паролів в ПланФіксе, зараз саме час знову про неї згадати. Використовуючи піктограму на панелі редактора текстів, можна вставити посилання на потрібний елемент будь-якого довідника в будь-який текст ПланФікса - завдання, коментар і навіть в інший елемент довідника:

Таким чином ми як би пов'язуємо елементи між собою безпосередньо, дозволяючи користувачам швидко перейти на пов'язану запис в базі знань.

Давайте трохи розвинемо тему використання цієї маленької можливості і розглянемо її в парі сценаріїв. Наприклад, так може виглядати шаблон завдання "Прийом на роботу нового співробітника відділу продажів":

У цьому шаблоні посилання на посадову інструкцію вставлена ​​прямо в текст завдання, яка буде створена за шаблоном для кожного нового співробітника відділу продажів. Те, що інструкція зберігається в одному місці, дозволяє легко вносити в неї зміни і бути впевненим, що співробітники будуть керуватися в роботі єдиними правилами, на які легко послатися в потрібний момент.

Ще один сценарій використання піктограми вставки посилання на елемент довідника ґрунтується на тому, що вона дозволяє швидко додавати записи в потрібний довідник по ходу роботи. Уявімо, що відповівши черговому клієнту, ви розумієте, що ця відповідь можна використовувати в майбутньому як стандартний в подібних ситуаціях. Прямо тут, не йдучи з завдання, в якій ви спілкуєтеся з клієнтом, тиснете на цю піктограму і викликаєте інтерфейс додавання запису в довідник "База знань":

Називаєте новий запис таким чином, щоб її зручно було знайти в майбутньому і вставляєте в замітку скопійований текст свого щойно написаного відповіді:

В майбутньому, при виникненні аналогічного питання, ви або ваші колеги зможете швидко знайти потрібний запис в базі знань і вставити текст з неї у відповідь клієнту.

Начебто з основними кейсами використання довідників ПланФікса в якості бази знань все, залишилося згадати ще про один момент - доступу до записів довідника.

Якщо база знань є спільною для компанії і приховувати її частини від різних співробітників немає необхідності, то нічого спеціального робити не потрібно - за замовчуванням, всі записи довідника доступні всім користувачам компанії.

Якщо ж існує необхідність поділу доступу, то ПланФікс дає для цього великі можливості. Наприклад, ви можете задати доступ до групи записів довідника , Причому доступ можна задати для групи користувачів, для користувачів в певних посадах або для конкретно вибраних користувачів. Аналогічна можливість є і для регулювання доступу до конкретної записи довідника - тобто, система дозволяє варіювати доступ до бази знань компанії дуже гнучко

Ось тепер точно все, що я хотів розповісти вам сьогодні з цього приводу.

Багато наших користувачі використовують ПланФікс для ведення бази знань у своїй компанії - ми спілкувалися з ними, дещо підказували в індивідуальному порядку, а чогось і самі вчилися у них. Сподіваюся, з виходом цього кейса таких користувачів стане ще більше, а зі свого боку обіцяю допомогти порадою всім, кому він знадобиться.

Дмитро Гончаренко Команда ПланФікса