1. Еталонне Reference Letter
2. Реальне Reference Letter
3. Довідка з роботи.
4. Як підтвердити список обов'язків
5. Мова Reference Letter

Для імміграції в Канаду по програмі Skilled Worker, звичайно ж, буде потрібно довести свій досвід роботи. Здавалося б, що може бути простіше, ось трудова книжка, ось трудовий договір! Однак не все так просто. У Канаді, як і в Америці доказом досвіду роботи є Reference Letter і візовому офіцерові будуть не дуже то цікаві наші трудові книжки. У цій статті я розповім як має виглядати еталонне Reference letter, що робити, якщо Reference Letter отримати не вдається, які ще документи можуть бути доказом трудової діяльності.

Еталонне Reference Letter

Не варто плутати Recommendation letter, яке часто можна знайти в інтернеті при спробі знайти Reference letter і Reference letter який потрібен для профілю Express Entry або провінційних програм. Як я вже згадувала в статті про підготовку до створення профілю Express Entry , Опис Reference letter можна знайти в Document Checklist на сайті CIC:

Можна побачити, що CIC не цікавить який хороший Ви були працівник, яких успіхів Ви досягли за час роботи і якого великого щастя і професійних успіхів бажає Вам начальник на новому робочому місці або навіть в новій країні перебування. На моє погляд, Reference Letter за описаним формату більше схожий на стандартну довідку з роботи, доповнену випискою з посадової інструкції і годинами роботи в тиждень.

Давайте розберемося по пунктах, що необхідно мати в еталонному листі:

• Written on company letterhead - це стандартна шапка офіційного бланка компанії. Навіть у самих невеликих компаній, де я працювала був офіційний бланк компанії. Ось приклад такого бланка:
• Signed by responsible officer / supervisor - означає, що на цьому бланку повинні стояти посаду, ПІБ та підпис особи або старшого за посадою (начальник відділу, генеральний директор, team lead ітд) або, наприклад, людини, що займається обліком кадрів на підприємстві.
• Show the company full address, telephone and fax numbers, e-mail and website addresses - ця інформація швидше за все буде перебувати саме в Company Letterhead, якщо лист буде на офіційному бланку компанії. Звичайно у компанії може не бути факсу, публічного e-mail, але головне, щоб було вказано адресу і телефон, щоб можна було зв'язатися.
• Stamped with the company's official seal (if applicable) - Друк компанії не є обов'язковою на Reference Letter, але є дуже бажаною. Наприклад, якщо reference letter дає старший колега, то у нього може не бути доступу до офіційної печатки компанії.
• the specific period of your employment with the company - дата прийому на роботу і дата звільнення (або по теперішній час). Оскільки візовий офіцер може зателефонувати в компанію і, швидше за все, він уточнить період роботи - краще переконатися, що дати роботи вказані коректно.
• the positions you have held during the period of employment and the time you spend in each position - теж досить простий пункт листи, якщо Вас взяли на роботу інженером і звільнилися Ви інженером, то досить просто написати, що «Іванов Іван Іванович дійсно працював на посаді інженера з хх.хх.хххх по уу.уу.уууу ». Якщо ж Вас прийняли на роботу молодшим інженером, а покинули Ви роботу старшим інженером, то необхідно буде написати дані за кожну позицію окремо з датами роботи в кожній позиції.
• the main responsibilities and duties in each position - це Ваші посадові обов'язки. Цей пункт є досить хитрим, оскільки досвід роботи при імміграції треба пов'язувати з NOC (Канадським класифікатором професій), відповідно посадові обов'язки повинні бути схожими на посадові обов'язки описані на офіційному сайті CIC . Наприклад я - інженер по тестуванню програмного забезпечення (Software Test Engineer \ QA Engineer), за допомогою пошуку за ключовими словами я знайшла NOC 2173 Software engineers and designers. Далі, коли я писала «шаблони» Reference letter на підпис начальству я намагалася, щоб мої обов'язки нагадували список з NOC. Деякі люди повністю переписують NOC, прагнучи повністю підійти під усе пункти. Насправді, це зовсім не обов'язково, щоб кожен пункт з обов'язків NOC присутній в листі. Більш того, список повністю повторює NOC викличе у візового офіцера сумніви в автентичності цього листа. Після того, як мені вдалося зібрати свої References я виписала списки обов'язків з кожного і відправила лист на адресу [email protected] (Сервіс закрили і він більше не працює) з проханням уточнити, чи правильно я зрозуміла свій NOC. Хоча вони обіцяли відповісти за 10 днів, уже через 2 дня мені прийшов лист, що все вірно, мій NOC 2173. Так само потрібно стежити, щоб обов'язки в різних листах в повному обсязі, їх обов'язково треба модифікувати і перефразувати.
• your total annual sallary plus benefits in each position - в цьому розділі необхідно написати заробітну плату, причому найкраще писати її в рублях, а не намагатися перевести в іншу валюту, так як отримували Ви її саме в рублях. У Канаді прийнято всюди вказувати зарплату за рік, але в Росії прийнято вказувати щомісячний або середній місячний заробіток - тому логічним буде вказати його саме так. В якості бонусів можна вказувати розмір премій або соціальний пакет, ДМС, харчування, компенсацію зв'язку, але це не обов'язково а за бажанням. Не треба боятися вказати маленьку зарплату, візові офіцери знайомі з Російськими реаліями, головна мета цього пункту - переконатися, що ви працювали за гроші, а не волонтером.
• the number of hours worked per week in each position - важливий пункт Reference letter, який не варто пропускати, оскільки саме по ньому буде визначено чи була ця робота на повний робочий день (більше 30 годин на тиждень) та відповідно зараховувати її чи ні.

Хорошим тоном, так само, вважається додати візитку особи, яка підписала Reference, офіційну листівку компанії або щось подібне, але у вимогах цього не вказано, тому це зовсім не обов'язково.

Реальне Reference Letter

Оскільки в Росії не прийнято отримувати і видавати Reference letter, у більшості майбутніх іммігрантів отримання листів перетворюється в страшну головний біль. У кожного другого є історія про те, що компанія закрилася, що директор поїхав жити за кордон, що відносини з усім після відходу залишилися напружені або, що політика компанії не дозволяє робити виписки з посадової інструкції.

Additional supporting documets - як видно з офіційної вимоги, до Reference Letter можливо прикріплення додаткових документів, які зможуть заповнити «білі плями» в історії працевлаштування. Ці документи не треба прикріплювати якщо Ваші Reference Letters - еталонні, вони вже містять всю необхідну інформацію.

Copies of work contracts - це копія трудового договору. Перекладати трудовий договір, якщо він існує на англійську мову справа витратна, тому якщо є можливість довести досвід роботи без нього, звичайно ж слід так вчинити.

Copies of pay stubs - це, наприклад, розрахункові листки, іноді такі листки видаються при звільненні, іноді розсилаються на пошту. Можна спробувати отримати розрахунковий листок в бухгалтерії.

Тепер давайте поговоримо про ситуацію, коли Reference Letter отримати не вдається або вдається, але в ньому не вистачає інформації. Нижче я приведу список документів, які в Російських реаліях можуть замінити листи.

Довідка з роботи.

Форма довідки з місця роботи - довільна і зазвичай вона оформляється на офіційному бланку компанії формату А4. Завжди можна попросити відділ кадрів (бухгалтера, генерального директора) видати довідку з місця роботи, мені ще ні одну підприємство не відмовило, але детализированность довідок дуже різнився, мабуть я не вмію приносити шоколадки і пляшки. Але в цілому, довідка з роботи може повністю відповідати вимогам до Reference letter, що означає, що вона буде єдиний документом, який потрібно буде надати.

Зразок найлаконічнішою довідки, яку мені вдалося роздобути:

Таку довідку (до речі довідка перекладається як Reference) обов'язково потрібно доповнити документами, щоб були покриті всі вимоги, зазначені вище.

Як підтвердити список обов'язків

1. Взяти Посадову інструкцію, яка, якщо Вам пощастило знаходиться в комплекті документів, які Ви отримали при працевлаштуванні, як додаток до трудового договору.
2. Попросити у відділі кадрів або в бухгалтерії виписку з посадової інструкції, нехай запевнять її печаткою, підписом, на що вдасться їх умовити.
3. Взяти Reference з обов'язками від колеги, де він опише Ваші обов'язки. Колега може не знати Вашу заробітну плату, або дати прийому-звільнення з роботи і це нормально. Нехай напише свою посаду, Вашу посаду та обов'язки.
4. Взяти Reference з обов'язками від замовника або партнера з іншої компанії, з яким Ви працювали. Такий варіант можна розглянути, коли начальство вперто твердить, що посадові обов'язки навіть в загальних словах - комерційна таємниця і не дозволяє іншим колегам підписувати Referenc'и. Якщо подумати, то напевно знайдеться хтось, з ким Ви перетиналися і хто не пов'язаний NDA.
5. Останній варіант, до якого можна вдатися тільки в крайньому випадку, коли ніякі інші способи не діють - написати Letter of Explanation (LoE), в якому розповісти про ситуацію. Краще навіть додати довідку, в якій написано, що посадові обов'язки це комерційна таємниця і не можуть розповідатиметься направо-наліво. При цьому, звичайно ж, в листі, розповісти в загальних рисах свої обов'язки.

Як підтвердити заробітну плату

1. Довідка 2-ПДФО. За Трудовим кодексом, таку довідку роботодавець зобов'язаний надати Вам на письмову вимогу протягом 3 днів, саме тому проблем з отриманням такої довідки зазвичай не буває.
2. Записки розрахунки, розрахункові листки і інші форми на зразок Т-61, 182-Н та інші які видаються при звільненні або за запитом - так само можуть бути доказом того, що ви отримували заробітну плату в цій компанії.
3. Довідка з банку, якщо у Вас був підключений «зарплатний проект» з рухом за рахунком, теж може бути доказом наявності доходу в період роботи.

І звичайно ж, підтвердженням відразу декількох пунктів може бути трудовий договір, контракти з партнерами, договір підряду, трудова книжка в кінці-то кінців, і інші документи, які могли залишитися після трудової діяльності.

Якщо компанія, в якій Ви працювали, припинила своє існування, як юридична особа, але у неї є правонаступник, то про це можна вказати в Reference Letter, взявши його від імені нової компанії.

Мова Reference Letter

Першим рефлексом, після того, як я дізналася, що потрібно збирати Reference Letter яке у мене виникло - було отримати їх на англійській мові. Насправді, у цього підходу є плюси і мінуси, як і навпаки.

1. Документи, зібрані на англійському (або французькою) мовою не треба переводити - отже ви економите гроші на перекладі.
2. Дзвінок з підтвердженням з консульства буде швидше за все на тій мові, на якому написаний Reference. Відповідно, якщо людина, яка підписала Reference Letter англійською погано говорить по англійський, то це може викликати питання у візового офіцера який буде проводити перевірку про справжність такого листа. Дуже рідко, коли Reference виданий англійською, перевіряється дзвінком від російськомовного перевіряючого.
3. Для отримання номінації за провінційною програмою, іноді потрібно зібрати такий же комплект документів, як і для Express Entry профілю, в тому числі і оригінали Reference Letters, які не повертаються. Всі мої Reference здобуті великими труднощами і мені не хотілося б ще раз проходити цей процес для всіх організацій. Однак, у вимогах до документів, написано, що в разі, якщо мова документа відмінний від англійської чи французької, то надсилати треба завірену копію і переклад! Навіть, якщо Ви зараз не збираєтеся подавати документи на провінційну програму, то цілком можливо, що ще зберетеся в майбутньому або вам ще знадобляться оригінали листів.