1. Корисність № 1. Програма налагодить роздільний облік на ССО і ЕНВД
2. Корисність № 2. Можна зберегти дані в хмарі
3. Корисність № 3. Швидко нарахувати і видати зарплату
4. Корисність № 4. Скласти облікову політику за п'ять хвилин
5. Корисність № 5. Скласти бухгалтерську звітність НКО
6. Корисність № 6. Відправка звітності через програму «Спрощенка»
7. Як відправити в онлайн версії
8. Як відправити в оффлайн версії
9. Корисність № 7. Завантаження звітів в старому форматі
10. Корисність № 8. Можна тестувати звіти

Ми порахували, що програма «Спрощенка» може вивільнити до 70% часу бухгалтера. Представляємо 8 корисних функцій в програмі «Спрощенка 24/7», які полегшать роботу бахгалтера.

Корисність № 1. Програма налагодить роздільний облік на ССО і ЕНВД

Навіщо це потрібно. Якщо ви поєднуєте діяльність, яка обкладається ЕНВД, і бізнес на спрощеній системі або загальному режимі, кодекс вимагає роздільно враховувати доходи і витрати за кожним видом діяльності (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК). Наприклад, компанія торгує оптом і в роздріб. Опт на спрощеній системі, а роздрібну торгівлю фірма переводить на вмененку. У цьому випадку доходи від оптової та роздрібної торгівлі треба визначати окремо. Крім того, необхідно ділити витрати між спецрежиму - вартість товарів, матеріали, зарплату, внески і т.п.

Як налаштувати в програмі. У програмі можна налагодити роздільний облік за двома видами діяльності - ССО і ЕНВД. Щоб це зробити, спочатку зайдіть в особистий кабінет, виберіть розділ «Реквізити». У вкладці «Основні відомості та реквізити» поставте галочку в поле «в тому числі ЕНВД». Програма запропонує вибрати код КВЕД для ЕНВД. Натисніть три крапки і виберіть код зі списку. Наприклад, 47.71 - роздрібна торгівля одягом у спеціалізованих магазинах.

Мал. 1. Як вибрати поєднання режимів

Надалі, коли ви приймаєте до обліку або відвантажуєте товари, матеріали або нараховуєте зарплату, необхідно проводити операцію в програмі з урахуванням обраного режиму. Для цього в обліку продажів і обліку покупок необхідно вибирати з Довідника доходів і витрат доходи або витрати з розділів: «Доходи, що не обкладаються ЄП (в книзі не відображаються)» і «Витрати, що не враховуються при розрахунку єдиного податку (в книзі не відображаються)» (див. рис. 2).

Мал. 2. Як вибрати аналітику для ЕНВД

Якщо ви купуєте товари і не знаєте відразу, до якого виду діяльності вони відносяться, то доводиться весь товар як "Товар, придбаний для перепродажу". Коли ви продаєте товари, ви вже знаєте, для якої діяльності вони призначені - спрощенки або вмененке. Тому коли проводите продажу в обліку, виберіть операцію "Виручка від реалізації придбаних товарів" (ССО) або "Реалізація товарів (ЕНВД)" (див. Рис. 3). Тоді в Книгу доходів і витрат потраплять тільки ті витрати на придбання товару, які необхідно врахувати на спрощеній системі.

Мал. 3. Як відобразити продажу на ЕНВД

Результат: Програма веде окремий облік для ССО і ЕНВД. Всі доходи розподіляються по потрібним спецрежиму.

Корисність № 2. Можна зберегти дані в хмарі

Навіщо це потрібно. Головбухи працюють в програмі і на роботі, і вдома. А якщо вони поїхали у відпустку, то іноді теж доводиться підключатися до програми, щоб екстрено зробити платіжки, сформувати звіти для податківців і банків і т.п.

З онлайн-версією програми для бухобліку проблем немає. Можна увійти в програму в будь-який час доби з будь-якої точки світу. А ось багато офлайн-програми працюють тільки на конкретному комп'ютері, і віддалено підключитися до них проблематично.

У програми «Спрощенка» є корисна функція - зберігання архіву в хмарі. Програма дозволяє створити бекап всієї облікової бази, відправити його в хмару. Бухгалтер зможе завантажити з хмари базу на іншому пристрої, створити необхідні операції, а потім повернути базу назад в хмару.

Як налаштувати в програмі. Щоб зберегти базу в хмарі, у правому верхньому кутку програми натисніть кнопку з хмарою. Потім наберіть свій логін і пароль, і натисніть кнопку «Завантажити архів на сервер» (див. Рис. 4). Якщо треба завантажити архів на іншому пристрої, натисніть «Завантажити архів». Потім коли попрацюєте з базою, зробіть ті ж дії, щоб відкрити оновлений архів на основному комп'ютері.

Мал. 4. Як відправити бухгалтерську базу в хмару

Результат. Можна з будь-якої точки світу контролювати бухгалтерію. А при необхідності - відправити звіт

Корисність № 3. Швидко нарахувати і видати зарплату

Навіщо це потрібно. У більшості бухгалтерських програм треба спочатку нарахувати зарплату, а потім сформувати платіжні відомості і окремо сформувати розрахункові листки. У програмі «Спрощенка» є функція - «Все й одразу», яка дозволяє швидко розрахувати зарплату і податки.

Як налаштувати в програмі. Спочатку треба налаштувати постійні нарахування - тобто виплати, які ви будете нараховувати з місяця в місяць. Наприклад, оклад, премію, доплати за суміщення і т.п. Для цього треба зайти в розділ Кадри / Постійні нарахування.

Потім можна одночасно:

• порахувати зарплату і податки з неї,
• виплатити зарплату,
• оформити платіжки на ПДФО і внески,
• сформувати проводки по зарплаті
• вивести в MS Excel необхідні документи - відомості, розрахункові листи і т.п.

Щоб скористатися функцією, зайдіть в розділ Облік / Розрахунки з персоналом / Все й одразу (рис. 5).

Мал. 5. Як нарахувати і видати зарплату однією кнопкою

Галочка «Заповнити табель за замовчуванням» дозволяє заповнити табель по всім працівникам за місяць, за який ви нараховуєте зарплату. Програма поставить число відпрацьованих днів, яка дорівнює кількості робочих днів за графіком, який ви вибрали для працівника.
У датою розрахунку - виберіть дату, на яку програма повинна нарахувати зарплату. Як правило, це останній день місяця. Дата сплати податків - дата, за яку програма складе платіжки. Дата виплати - дата, на яку програма проведе операції з видачі.

Результат. Бухгалтер нараховує і видає зарплату за п'ять хвилин. Ніяких розрахунків вручну робити не потрібно.

Корисність № 4. Скласти облікову політику за п'ять хвилин

Навіщо це потрібно. Щорічно компанії стверджують бухгалтерську і податкову облікову політику. За цим документом списують витрати і враховуються доходи. При податковій перевірці бухгалтер повинен показати інспекторам, що облік ведеться по обліковій політиці. Облікова політика повинна відповідати податковому та бухгалтерському законодавству, а також МСФЗ (з 2018 року).

Як налаштувати в програмі. Оффлайн версія програма «Спрощенка» дозволяє сформувати облікову політику під конкретну організацію за п'ять хвилин.

Зайдіть в верхньому меню розділ Довідники - Облікова політика.

Вам відкриється вікно для формування облікової політики.

Всі дані по організації програма підставить самостійно. Наприклад, для спрощеної системи програма автоматично зазначає у податковій політиці, облік ПДВ і податку на прибуток не ведеться (в разі потреби можна змінити). Вам залишається перевірити заповнені графи і вивести на друк.

Результат. Підготовлена ​​облікова політика з бухгалтерського та податкового обліку під Вашу компанію і наказ про її затвердження. Підпишіть у директора. Якщо фірма використовує печатку, поставте печатку. Електронна версія облікової політики збережена в програмі, при необхідності її можна вивести на друк повторно.

Корисність № 5. Скласти бухгалтерську звітність НКО

Навіщо це потрібно. Некомерційні організації (НКО) зобов'язані вести бухоблік і складати бухгалтерську звітність. Але правил, за якими НКО складають бухгалтерську звітність, відрізняються від тих, якими керуються комерційні фірми. При цьому в інтернеті мало інформації про заповнення бухзвітності НКО, і бухгалтер змушений керуватись тільки інструкцією, яка не в усьому зрозуміла.

Як налаштувати в програмі. В оффлайн версії програми «Спрощенка» є функція «Сформувати бухуотчетность НКО».

Зайдіть в верхньому меню розділ Звітність - Баланс.

Далі ви можете вибрати, за якою формою заповнювати звіт - звичайної або спрощеної. Другу не має права використовувати компанії, які за законом не можуть вести бухоблік в спрощеному вигляді (пункті 5 статті 6 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ.).

У вікні праворуч відзначте блок «Некомерційна організація». Всі дані завантажаться автоматично, для цього натисніть кнопку «Заповнити з програми». Готовий пакет звітності тепер можна роздрукувати і сформувати в електронному вигляді для відправки в ФНС і статистику.

Результат. Сформована бухгалтерська звітність для НКО для здачі в ФНС і статистику. Звіт можна роздрукувати і відправити поштою або сформувати електронному вигляді та надіслати по ТКС.

Відзначимо, що програма «Спрощенка» при підключенні модуля ТКС дозволяє відправити звітність НКО в електронному вигляді.

Корисність № 6. Відправка звітності через програму «Спрощенка»

Навіщо це потрібно. Сформовану в програмі звітність потрібно послати в податкову адміністрацію та фонди через спеоператоров зв'язку. Бухгалтери нерідко використовують дві програми - одну для заповнення електронної звітності, іншу для здачі по ТКС. Це пов'язано з економією грошей: популярні бухгалтерський програми надають платно послугу здачі звітності через спецоператорів.

У базову вартість програми «Спрощенка» модуль відправки звітності входить безкоштовно. Програма дозволяє відправити звіт у будь-якій контролюючий орган. При цьому бухгалтеру дається без додаткової плати електронний підпис.

Як налаштувати в програмі. Відправка звітності доступна в онлайн і оффлан версії програми «Спрощенка». При цьому для відправки звітності через оффлайн потрібно підключити сервіс «Спрощенка. Онлайн », так як відправка йде через інтернет.

Спочатку сформуйте заявку на підключення оформляється в розділі Відправлення звітності - Підключення.

Після натискання на кнопку початкового підключення відкриється Майстер підключення. Заповніть поля форм (телефон, ІПН та інші дані). Якщо дані внесені вірно, натисніть кнопку «Оформити заявку».

Після натискання кнопки Оформити заявку кнопка Першочергові з'еднання зникне, а на сторінці підключення з'явиться таблиця, в якій буде відображена оформлена заявка, з її номером і посиланнями на скачування документів в колонці Друк документів.

Скачайте і підпишіть документи у директора. Документи може подати директор особисто або його представник в наш офіс або офіс партнерів (список є на сайті програми). Є також можливість подати документи віддалено - поштою. Після чого вам відкривається доступ до здачі звітності.

Як відправити в онлайн версії

Зайдіть в розділ Відправка звітності. Виберете орган, куди вирушає звіт. У вікні, виберете файл відправки (він готується формується програмою «Спрощенка»).

Програма протестує файл на помилки і відповідність останнім форматам. Введіть пароль, який прийшов на вказаний при реєстрації номер мобільного телефону і натисніть кнопку «Відправити».

Як відправити в оффлайн версії

Заповніть звіт в програмі «Спрощенка».

Сформуйте XML-файл. Після формування програма автоматично запропонує його протестувати.

Натисніть кнопку «Відправити».

Результат. Ваша програма не тільки заповнює звітність, але і відправляє її в контролюючі органи.

Корисність № 7. Завантаження звітів в старому форматі

Навіщо це потрібно. ФНС і фонди майже кожен квартал змінюють формати звітності. Якщо ви відправляєте звіт в старому форматі, то вона не пройде форматно-логічний контроль і контролюючі органи її не приймуть. Якщо ви заповнили звіт в старому форматі, то програма «Спрощенка» допоможе його переконвертувати в новий - для відправки.

Як налаштувати в програмі. Зайдіть в онлайн версію програми «Спрощенка» в розділ «Звітність».

Виберете файл для конвертації.

Натисніть кнопку «Завантажити».

Файл буде завантажений. Далі його потрібно вивантажити за допомогою кнопки «Формування». Файл буде переформатовано в потрібному форматі.

Результат. Всі файли старої версії автоматично переконвертовані в новий формат. Заповнювати заново звіт не потрібно.

Корисність № 8. Можна тестувати звіти

Навіщо це потрібно. Фонди і ФНС приймають звіти тільки по певним форматам. Якщо перед відправкою звіт пройшов форматно-логічний контроль в бухгалтерській програмі, то з великою часткою ймовірності його прийме контролюючий орган. Відзначимо, що бухгалтер право відправити звіт, який не пройшов тестування - законом це не заборонено.

Як налаштувати в програмі. Зайдіть в оффлайн версію програми «Спрощенка» в розділ Звітність - Тестування звітності.

Для тестування будь-якого звіту (за винятком ЕРСВ) використовуйте кнопку «Перевірка одного файлу».

Для тестування звіту ЕРСВ використовуйте кнопку «Перевірка всіх файлів з каталогу», вибравши каталог (папку) де знаходяться файли звітності.

Тестування покаже, пройде ваш звіт перевірку в ФНС і фондах чи ні.

В онлайн версії програми тестування проходить за допомогою натискання на кнопку «Світлофор».

Результат. Вся звітність протестована на помилки по алгоритмам ФНС і фондів. Ви впевнені, що Ваш звіт візьмуть.