1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Види внутрішніх документів
3. Етапи оформлення внутрішніх документів
4. Етапи оформлення внутрішніх документів:
5. Реєстрація внутрішніх документів
6. Форми реєстрації внутрішніх документів
7. Облік внутрішніх документів
8. Для обліку локальної документації використовуються її базові атрибути, що дозволяють однозначно ідентифікувати...

Внутрішні документи організації регулюють багато аспектів її повсякденній діяльності. Вони забезпечують управлінські процеси, визначають порядок і умови виконання адміністративних рішень.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Перелік внутрішніх документів

Поняття "внутрішні документи" об'єднує всі офіційні документи, призначені для внутрішнього вживання. Вони належить до найменш регламентованим сегменту документообігу.

До недавнього часу визначення даного можна було зустріти в національному стандарті ГОСТ Р 51141-98 « діловодство і архівна справа ». Згідно з ним, внутрішніми вважаються всі офіційні документи, що не виходять за межі підготувала їх компанії. Однак з введенням в дію нового ГОСТу 7.0.8-2013 визначення зникло з нормативно-методичної документації.

Внутрішні документи відіграють важливу роль в документаційне забезпечення управлінських процесів. Вони виступають їх регуляторами внутрішнього життя будь-якої установи нарівні з законодавчими і правовими актами. Необхідність розробки деяких внутрішньофірмових актів диктується чинним законодавством.

Види внутрішніх документів

Внутрішньокорпоративні акти сприяють вирішенню завдань в межах конкретної організації. Існує безліч видів подібної документації. Як правило, її класифікація вибудовується за ознаками призначення, змісту і порядку узгодження офіційного паперу.

Склад переліку внутрішніх документів організації залежить від багатьох чинників: її організаційно-правової форми, форми власності, ступеня відкритості, цільового призначення, розміру і сфери діяльності.

Види внутрішніх документів в сучасному діловодстві

приклади

призначення

Категорія

Статут, штатний розклад, регламент, положення про організацію, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадова інструкція

Виконують функції правової бази компанії і включають обов'язкові до виконання положення, засновані на нормах адміністративного права.

Організаційно-правові

Накази з основної діяльності та особового складу, постанови, розпорядження, рішення, вказівки

Фіксують управлінські рішення організаційних питань.

розпорядчі

Службові, доповідні, пояснювальні записки, заяви, пропозиції, довідки, протоколи, акти, висновки

Повідомляють інформацію про фактичний стан справ, спонукають до прийняття адміністративних рішень, видання розпорядчих актів.

Інформаційно-довідкові

Договори оренди, надання послуг, субпідряду, будівництва, поставки. Ліцензійні договори, додаткові угоди

Встановлюють цивільні права і обов'язки двох або більше сторін угоди (фізичних або юридичних осіб), змінюють або припиняють їх.

договори

Ліцензії та дозволи, допуски до робіт певного виду, повідомлення про початок діяльності, свідоцтво про внесення до Торговельного реєстру, обліковий талон і паспорт контрольно-касової техніки, договори на її обслуговування

Фіксують різні аспекти діяльності організації, регулюють поточні питання.

Офіційні документи по основній діяльності

Головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, первинна документація, рахунки прибутків і збитків, акти ревізій і інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги

Є основою для синтетичного і аналітичного обліку в компанії, необхідні для складання звітностей (податкової, бухгалтерської, статистичної) і бухгалтерського обліку.

Фінансово-бухгалтерські

Накази по особовому складу, трудові угоди і контракти, трудові книжки, особисті справи, особові картки, графіки відпусток, рахунки по заробітній платі

Фіксують права і обов'язки роботодавця і його підлеглих, регламентують трудові відносини.

За трудовим відносинам

Резюме, автобіографії, розписки, доручення

Створюються окремими співробітниками в індивідуальному порядку.

особисті

Читайте також:

Етапи оформлення внутрішніх документів

Оформлення внутрішніх документів відповідає схемі створення вихідної документації. Спершу складається проект, потім його погоджують із зацікавленими особами і допрацьовують по зробленим зауважень і коментарів, оформляють остаточний варіант і стверджують його у керівника організації. Потім остаточний варіант реєструють і розмножують в кількості примірників достатній для всіх виконавців. Кожну копію запевняють і передають на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо відповідальній особі під розписку. Оригінал підшивається в справу.

Довідка

Етапи оформлення внутрішніх документів:

1. Складання первинного проекту;
2. узгодження;
3. Доопрацювання на базі запропонованих зауважень;
4. Повторне погодження;
5. Оформлення відповідно до вимог законодавства та локальними нормативними актами;
6. затвердження;
7. підписання;
8. Реєстрація.

Етапи виконання:

Передача відповідальній особі (виконавцеві);

Контроль виконання;

Підшивка в справу;

Реєстрація внутрішніх документів

Порядок реєстрації внутрішніх документів визначається виходячи з їх приналежності до тієї чи іншої категорії. Так, наприклад, постанови, вказівки, рішення, розпорядження реєструють в тому ж порядку, що і накази. Офіційні папери, що належать до інших категорій, найчастіше реєструють аналогічно з вихідною документацією.

Кожному об'єкту привласнюється унікальний реєстраційний індекс, який складається з коду структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою і порядкового номера в межах діловодного року. Реєстрація внутрішніх документів часто відбувається децентралізовано по групам в тих структурних підрозділах, де вони оформляються. Це може бути бухгалтерська документація, папери кадрового відділу або канцелярії.

Кожен локальний акт організації повинен бути зареєстрований в день його підписання або затвердження керівником.

Форми реєстрації внутрішніх документів

Залежно від потреб компанії може бути обрана журнальна, карткова і автоматизована електронна форма реєстрації.

Краща в разі незначного обсягу документообігу , Передбачає наявність окремого журналу для кожної категорії локальної документації, зручна коли документальний облік виступає на перше місце в зв'язку зі специфікою діяльності організації. Забирає значний час, призводить до дублювання операцій, ускладнює довідкову роботу і контроль термінів виконання.

Журнал реєстрації внутрішніх документів

Реєстрація проводиться за допомогою реєстраційних карток, форма яких визначається всередині компанії і закріплюється в інструкції з діловодства . При використанні даного методу в процесі можуть брати участь кілька співробітників, зникає необхідність повторної реєстрації, полегшується систематизація картотеки і довідкова робота, спрощується контроль за виконанням.

Облік внутрішніх документів

Облік внутрішніх документів - важлива частина загального обліку документації. До його основних цілей можна віднести:

Отримання інформації для розрахунку чисельності персоналу діловодної служби;

Вибір технічних засобів, що відповідають потребам організації;

Коригування завантаження виконавців і відділів установи при роботі з документацією;

Правильно організований облік дозволяє проводити оцінку обсягів документообігу, з легкістю визначати місце розташування будь-якого об'єкта і черговість роботи з ним.

Довідка

Для обліку локальної документації використовуються її базові атрибути, що дозволяють однозначно ідентифікувати будь-який об'єкт:

1. Порядковий реєстраційний номер;
2. Дата реєстрації;
3. зміст;
4. Підрозділ-укладач;
5. виконавець;
6. Термін виконання;
7. Хід виконання;
8. Номер справи;

Незалежно від форми реєстрації кожному об'єкту можуть бути присвоєні додаткові атрибути, наприклад, кількість аркушів або наявність додатків. Відзначимо, що облік і реєстрація повинні проводитися відповідно до затвердженої Інструкцією з діловодства та прийнятої в компанії Номенклатури справ.