1. Gmail і Outlook
2. Чому Outlook?
3. недоліки Outlook
4. переваги Gmail
5. Переходимо з Outlook на Gmail
6. Синхронізація з мобільним телефоном на платформі Windows Mobile
7. Експорт старих листів з Outlook- проблема
8. Проміжний підсумок
9. особливості Gmail
10. Для корпоративних клієнтів
11. підсумок

Увага! Скрізь по тексту вставлені посилання на Довідку Google у відповідні розділи.

Gmail і Outlook

Gmail

Зараз я користуюся двома електронними поштовими скриньками (e-mail) - корпоративним, на нашому власному сервері, і - останній використовується для особистого листування, реєстрації на різних форумах, тобто там, де адресу поштової скриньки може стати потенційною здобиччю спамерів.

Чому саме Gmail? Як вже неодноразово наголошував, я маю певну слабкість до компанії Google і всім її продуктам. Тим більше, час поступово підтверджує правильність мого вибору.

Пошту на Gmail я читаю за допомогою звичайного Інтернет-броузера, а свою корпоративну пошту - вже багато років на Microsoft Outlook (не плутати з Outlook Express).

Чому Outlook?

Outlook обраний в першу чергу завдяки таким додатковим функціям, як контакти, яких в базі зберігається кілька сотень, якщо не тисяч, завдання, можливість організовувати розсилку загальних зборів і зустрічей. Відмінний механізм синхронізації Outlook з стільниковими телефонами завдяки Active Sync дозволяє забути про проблему розбіжності даних. Крім того, купуючи пакет MS Office, Outlook ви отримуєте автоматично.

Отже, корпоративна пошта - Outlook, Особиста - Gmail.

Чому ж тоді виникло питання переходу? Розглянемо недоліки Outlook.

недоліки Outlook

Наші недоліки - продовження наших достоїнств. Головний мінус Outlook - якщо у вас немає ноутбука (або комп'ютера) на якому зберігається пошта - значить у вас немає доступу до архіву листів. Якщо ви налаштували інший комп'ютер на роботу з вашим ящиком і відправили листи з нього - то у вас немає єдиного архіву кореспонденції. Крім того, за Outlook Microsoft вимагає грошей і грошей щодо чималих.

Кілька років тому, перебуваючи за кордоном, я скористався читати пошту з інших серверів і всю корпоративну пошту отримував з його допомогою. Саме тоді у мене в перший раз проскочила думка - а чому б не перейти на gmail повністю? І нещодавно, в черговий раз переставляючи ліцензійну систему, я таки зважився на цей крок.

переваги Gmail

- Пошту можна читати з будь-якого комп'ютера підключеного до мережі Інтернет. І безумовно не тільки нові повідомлення, а й мати доступ до всього поштовому архіву. Всі ці функції доступні і з мобільного телефону;

- А якщо немає Інтернету? На відміну від інших служб, Gmail підтримує - вся пошта може бути збережена на локальному комп'ютері. При цьому вимальовується ще одна перевага перед Outlook - пошта може бути збережена на будь-якій кількості комп'ютерів. І при кожному підключенні до мережі вона буде повністю синхронізуватися. Таким чином, ви завжди маєте доступ до архіву, навіть перебуваючи поза зв'язком;

- Дуже зручна система організації листів, пов'язаних однією темою;

- Розмір поштової скриньки -. Якщо файл Outlook.pst, де зберігається електронна пошта, розростається більше гігабайти, Outlook, з моєї точки зору, починає злегка пригальмовувати. Тому, стару переписку доводиться регулярно підчищати, видаляючи особливо видатні за розміром листи. Звичайно, якщо у вас продуктивний десктоп це може бути і не проблема, однак я вважаю за краще маленькі, легкі ноутбуки (близько 1 кг) для яких продуктивність є зворотна сторона автономності. Часом це важливо, наприклад зараз, коли я сиджу в аеропорту, а рейс відклали в черговий раз на 6 годин. У gmail такої проблеми не варто. 7 Гбайт для пошти і гарантована продуктивність дозволяють забути про проблему великих поштових повідомлень. Крім того, якщо ви пересилаєте отримане велике поштове повідомлення, то вам не доводиться «закачувати» лист на свій комп'ютер. Сервер Gmail перенаправить його не завантажуючи ваш канал доступу в Інтернет і не з'їдаючи трафік.

- Календар - є такий сервіс в Google і він також працює в off-line режимі. Одним з приємних особливостей календаря є можливість відправки СМС-повідомлень щодо подій на ваш стільниковий телефон. Як не дивно, серед списків країн немає Казахстану. Довелося вибрати Росію. Код перевірки прийшов із затримкою на півгодини, проте СМС-повідомлення приходять точно в зазначений термін. Принаймні з Білайном (+ 7-777) проблем немає.

- Ряд інших сервісних дрібниць, які хоч і не кардинально, але полегшують життя і роблять роботу приємніше.

- І цей сервіс абсолютно безкоштовний, що важливо в світлі розгорнулася боротьби правоохоронних органів Казахстану за ліцензійність програмного забезпечення.

Переходимо з Outlook на Gmail

Першою і основною задачею є перенесення контактів. Незважаючи на деякі обмеження, зазначені в довідці по «Google Контакти» (весь текст повинен бути тільки англійською мовою), експорт з Outlook в gmail пройшов без проблем в повному обсязі. Для цього в Імпорт і виберіть в ній опцію Експорт, ось так хитро придумав Майкрософт. Експорт потрібно виконати, але всупереч інструкціям google контакти з Outlook потрібно зберігати в в кодуванні Windows, а не DOS.

Контакти синхронізуються в повному обсязі, включаючи поля «примітки». Google попереджає, що з дуже великими примітками (більше 32 Кб) можуть бути проблеми - не перевіряв, у мене таких немає. На жаль, не переносяться фотографії контактів, але тому що їх у мене було небагато, мені не склало труднощів зробити це вручну.

Синхронізація з мобільним телефоном на платформі Windows Mobile

Мабуть складний момент виникає з Контактами. Outlook відмінно синхронізується з мобільним телефоном, заодно виконуючи роль резервного сховища. У Контактів Google є певний недолік - відсутність off-line версії. Тобто доступ до своїх контактів ви отримуєте тільки підключившись в Інтернет. Однак є два нюанси, що згладжують цю проблему - все адреси електронної пошти з контактів зберігаються в off-line версії gmail, а можливість синхронізації Контактів Google з контактами стільникового телефону робить їх доступними і без інтернету.

Вирішуючи питання синхронізації контактів хлопці з Google вчинили мудро. Щоб не винаходити велосипед, вони ліцензували у корпорації Microsoft запатентовану технологію Microsoft ActiveSync, яка дозволяє синхронізувати дані з корпоративними рішеннями, на зразок Exchange. Microsoft ActiveSync за замовчуванням є у всіх мобільниках з Windows Mobile, а "прикидається" сервером Microsoft Exchange. Таким чином, налаштувавши ActiveSync на свій аккаунт в Gmail, ви без проблем почнете синхронізувати контакти та календар. Працює чудово. Синхронізація виконується як по GPRS каналу, так і по Wi-Fi.

Експорт старих листів з Outlook- проблема

Єдиним невирішеним питанням у мене поки залишився експорт старих листів з Outlook. Звичайно, з часом ця проблема відпаде сама собою, але поки доводиться тримати Outlook відкритим, звертаючись до старої листуванні. У мережі є продукт, розроблений багато років тому - Google GMail Loader (GML), однак або я не дав йому розуму, або Gmail зробив якісь кроки, але завантажити пошту з його допомогою мені не вдалося.

Проміжний підсумок

Отже, підведу перший проміжний підсумок - функціональність збережена повністю. Я маю доступ до пошти, контактів, календаря, як при наявності Інтернету, так і при його відсутності. Правда до контактів в разі відсутності Інтернету - тільки на стільниковому телефоні. Якщо вам потрібні off-line контакти google - можна придбати недорогі сторонні утиліти, вони вирішують і цю проблему. Мені поки не знадобилося.

У чому я зараз бачу плюси особисто для себе - можливість роботи з усією своєю пошти з будь-якого комп'ютера і при цьому зберігається можливість роботи без Інтернету. Наприклад, сьогодні я почав відповідати на лист на стільниковому телефоні, продовжились на ноутбуці, а закінчив на домашньому комп'ютері. Тижнева відрядження підтвердила зручність роботи.

Перехід на сервіси google несе в собі і ще один позитивний момент, готуючи грунт до позбавлення від десктопів і ноутбуків і переходу на планшетні комп'ютери. У недалекій перспективі, коли з'являться розумні функціональні альтернативи iPad, сервіси Google дозволять мені легко і майже безболісне відмовитися від ноутбука і перейти на планшетний комп'ютер з докстанція. А заодно і заощадити на ліцензійному програмному забезпеченні.

Ну а там дивись недалеко і до останнього кроку - коли комп'ютер просто імплантують в мозок і тоді воообще нічого не потрібно буде носити з собою 🙂

особливості Gmail

Якщо ви не користувалися раніше поштою Gmail, деякі моменти спочатку можуть здатися вам незручними або навіть неправильними, але це просто питання звички. У gmail інша ідеологія роботи з поштою і в підсумку вона мені подобається більше. По-перше - всі листи з однією темою - як отримані, так і відправлені. Коли вам приходить лист з тією ж темою, весь ланцюжок "спливає" і весь процес спілкування у вас перед очима - це дуже зручно. По-друге - в gmail немає папок, за якими розкидається пошта. Вся пошта організована за допомогою, які можна за допомогою окремого гаджета зробити ієрархічними. Є таке поняття - як. Всі прочитані і відпрацьовані листи ви можете "архівувати", тоді вони зникають з папки Вхідні. Це буде зручно тим, хто звик папку "вхідні" тримати чистою.

По-третє - є маса різних гугловських фішечек / гаджетів, дуже приємних в роботі, описувати їх не буду, простіше вам самим спробувати. І список цих "фішок" збільшується з допомогою незалежних розробників.

З недоліків - незручно відправляти пошту з інших додатків, які інтегровані з Outlook (Word, Exel, 1C-Архів, «права кнопка» провідника). Але тут вже нічого не поробиш. Втім, можливість скористатися функцією drag-and-drop - взяти файл і «кинути» в пошту залишається.

Перетягуємо мишею файл прямо в Gmail

Ще одним недоліком є ​​відсутність суворого регламенту з читання gmail-му вашого корпоративного ящика. Якщо Outlook можна налаштувати на перевірку пошти наприклад кожні 10 хвилин, то Gmail перевіряє пошту за своїм алгоритмом. В крайньому випадку (ви чекаєте строкову пошту) gmail можна "штовхнути", щоб він перевірив вашу поштову скриньку.

Примусова перевірка пошти

Для корпоративних клієнтів

Якщо у вас є корпоративна пошта - ви можете скористатися для корпоративних клієнтів. В цьому випадку у вас залишиться ваше доменне ім'я і назви поштових скриньок, наприклад типу [email protected], але за весь сервіс буде відповідати не ваш локальний інтернет-провайдер, а компанія світового рівня. Крім того, якщо ви підпишіться на платний пакет ($ 50 в рік за один поштову скриньку), то вам будуть доступні інші додаткові сервіси. Наприклад ви зможете використовувати Outlook як клієнт для Gmail-пошти, причому вся пошта буде доступна як через веб-броузер, так і через поштового клієнта. Це стало можливим, тому що Outlook мабуть вважає Gmail "рідним" Exchange-сервером. Для корпоративних клієнтів gmail зробив механізмзакачкі старих повідомлень, якого мені так не вистачає.

Ось тільки шкода, що за послуги гуугліть можна оплатити офіційно. Податкову рахунок фактуру точно не дочекаєшся.

підсумок

Цей експеримент триває вже 3-й тиждень і поки я задоволений результатом.