1. Зразок і порожній бланк особової картки працівника
2. Як влаштована форма. Основні особливості
3. Загальні відомості про заповнення картки
4. Заповнення. докладний приклад
5. Як заповнити шапку особистої карти працівника
6. Заповнення форми Т-2 по розділах
7. Розділ 2. Відомості про військовий облік
8. Розділ 3. Прийом на роботу. переклади
9. Розділ 4. Атестація
10. Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. професійна перепідготовка
11. Розділ 7. Нагороди
12. Розділ 8. Відпустка
13. Розділ 9. Соціальні пільги
14. Розділ 10. Додаткові дані
15. Розділ 11. Припинення трудового договору
16. Найпоширеніші помилки при заповненні форми Т-2
17. Використання спецсимволов
18. прочерки
19. Заповнення форми на комп'ютері

Особисті картки працівників використовуються установами з метою повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої карти для кожного співробітника. Бланком для цих документів служить форма Т-2. Вона затверджена і уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ і зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок і порожній бланк особової картки працівника

ФАЙЛИ
Завантажити зразок заповнення особової картки працівника за формою Т-2 .xls Завантажити порожній бланк форми Т-2 .xls

Як влаштована форма. Основні особливості

Особисті картки співробітників - це необхідна база для створення картотеки всіх співробітників установи. Вони зберігаються в картотеці в алфавітному порядку. Якщо працівників в установі багато, то документи можуть бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог до оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне - щоб у кожного працівника була особиста картка за формою Т-2.

Форма Т-2 складається з 4 сторінок. Інформація в ній розділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо - керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

• 1 і 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 і 4 - в процесі його роботи; (Зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте при надходженні співробітника до вас на роботу;
• картка створюється, виходячи з ряду документів, пред'явлених самим працівником;
• для більш простого і зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
• оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо! Від зобов'язань по створенню особистих карт звільнені лише підприємці. Але навіть вони часто ведуть карти власним бажанням, щоб використовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких строків для створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне - щоб відмітка в трудкніжке про взяття на посаду була продубльована в картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

• договір про прийняття на роботу;
• наказ, виписаний роботодавцем;
• паспорт;
• трудова книжка (або інший спосіб підтвердження стажу роботи);
• свідоцтво про пенсійну страховку;
• диплом або інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнаній;
• для осіб, яких можуть призвати до армії - документи військового обліку;
• автобіографія (необов'язково - працівник може подати відомості і усно).

Важливо! Специфіка роботи, на яку приймається людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запитати їх, щоб інформація в картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

• для людей, які перебувають у запасі - тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
• для людей, які можуть бути покликані - підтвердження того, що людина підлягає призову.

Заповнення. докладний приклад

Форма Т-2 - це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо для кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти і дізнатися, які існують підрозділи, скачайте безкоштовний зразок . Цей документ у форматі * .xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як в ознайомлювальних цілях, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої карти працівника

Шапка містить коди ОКУД і ОКПО . При цьому ОКУД - код самої картки, а ОКПО - код установи, заснований на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичний, а не юридичний). Це на ваш розсуд, в прикладі ми вказувати не стали.

Далі йде невелика таблиця, яка заповнюється наступним чином:

Дата ставиться в форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер - це порядковий номер присвоєний працівникові в установі.
ІПН вписувати не обов'язково. Людина не зобов'язаний його надавати при працевлаштуванні, тому поле можна залишити порожнім.
СНІЛС (Номер страховки) є необхідним. Людина повинна надати його в зв'язку з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛС повинен бути виданий роботодавцем.
«Алфавіт» - це поле для введення початкової літери з прізвища працівника.
Характер роботи вписують, грунтуючись на наказі роботодавця. Він буває постійним або тимчасовим.
Пол можна вказати буквою М / Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо! Вид роботи, який вказується в Т-2, може бути тільки один - основний. Якщо людина буде працювати за сумісництвом, то карту для нього не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 по розділах

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ повинен бути заповнений інформацією з паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати при заповненні:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 г.), а в полі «Код» - дублюється в форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гір., Обл., Сел. І т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул потрібно писати цілком.
При подвійне громадянство потрібно вказувати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітнього закладу, який закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди для сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, яка затверджена постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка і місце фактичного проживання ідентичні, то адреса не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 - кодування. Помилки в них неприпустимі:

ОКАТО - код населеного пункту, затверджений постановою №413 Держстандарту РФ;
ОКИН - код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО - код професії або спеціальності, отриманої працівником в процесі освіти;
ОКПДТР - ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! У працівника служби кадрів бути доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на якого створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу використовуються документи військового обліку. Труднощів при заповненні бути не повинно, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 цієї статті не потрібно заповнювати, якщо людина, що влаштовується на роботу - офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому його заповнюють олівцем.
Розділ 2 повинен бути перевірений і підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, повинна бути вказана її розшифровка і посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно і працівникові.

Розділ 3. Прийом на роботу. переклади

Від цього розділу повністю залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ для заповнення - наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, повинна бути продубльована в трудкніжке. Працівник повинен завірити підписом всі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу - «Рішення комісії». У цій графі повинна стояти офіційне формулювання, така як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а при необхідності переатестації це вказується в рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються в форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою для заповнення розділу служить документ, виданий людині в момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, що влаштовується на роботу, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів в їх заповненні немає. Дати потрібно вказувати в форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язково (крім випадків, коли написати нічого - наприклад, при відсутності кваліфікації або перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

В цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які співробітник отримав в процесі трудової діяльності. Підставами служать стаття 191 ТК РФ і локальні акти. Крім відміток про нагороди т почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть за собою втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі наводяться дані про кожного відпустці, який був отриманий працівником:

• чергова щорічна відпустка;
• відпустку без утримання;
• відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, його тимчасові рамки, тривалість і підстави для надання. Якщо відпустку був використаний по частинах, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює в установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється «Доповнення до особовій картці працівника». Це доповнення має мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину відсутнього розділу.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, наданих працівникові відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі можна взагалі нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення - бажання роботодавця. Тут може міститися інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності і т.п.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу - такі ж, як і у розділу 3. Різниця лише одна - підпис повинен поставити не тільки працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник в останній раз фактично виконував свою роботу.

Найпоширеніші помилки при заповненні форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби допускають помилки в особовій картці працівника. Особливих наслідків це не має, а самому працівнику - тим більше не шкодить. Але якщо помилок багато, то при зовнішньої перевірці кадрова служба може бути оштрафована за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найбільш часто:

Використання спецсимволов

Коса риска (/), двокрапка (:), знак рівності (=) і інші спецсимволи можна використовувати в формі Т-2. Особливо строго вони заборонені в зоні кодування.
Неакуратне заповнення. Текст може виходити за межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна буква, формально картка буде вважатися зіпсованої, і її потрібно переписати заново.

прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що в багатьох інших документах прочерки допустимі або навіть необхідні. У формі Т-2 їх не повинно бути. Якщо в графі нічого написати, то її слід залишити повністю порожній.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі на роботу) можна проводити на комп'ютері або вручну. Але записи, зроблені в процесі роботи співробітника, потрібно робити строго від руки! З цими записами співробітника потрібно ознайомити під розписку.

Важливо! Зіпсовану картку (див. Помилку 2) можна переписувати лише при первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при наступному внесенні записів, то переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах - стане в нагоді!