1. Оформлення журналу реєстрації наказу про прийом на роботу і його ведення
2. Журнал реєстрації наказів про прийом на роботу - як оформити
3. Журнал реєстрації наказів про прийом на роботу - зразок
4. Відповідальні особи за ведення журналу реєстрації
5. терміни зберігання

У кожному бізнесі повинна вестися кадрова документація. Це важлива складова для компанії. Цей процес дозволяє досягти успіху в управлінні своїми співробітниками, а також уникнути ряд проблем з контролюючими органами. Йдеться про прокуратуру або Інспекції праці.

Обов'язковою документом при проведенні різного перевірки на підприємстві вважається журнал реєстрації прийому на роботу.

Оформлення журналу реєстрації наказу про прийом на роботу і його ведення

У кожній компанії кадрове діловодство активно ведеться з урахуванням відповідних інструкцій. Вони затверджуються локальними нормативними актами, або іншими документами у вигляді угоди. До таких належить і журнал реєстрації наказів. Порядок обмовляється в нормативних актах, а форма не встановлюється. Це означає, що оформляти його можна в довільному порядку.

Журнал реєстрації наказів про прийом на роботу - як оформити

Вище йшлося про те, що будь-якої затвердженої форми не передбачається. Саме тому на цей документ покладають зразки, які були прийняті всередині організації, але з урахуванням основних законодавчих актів.

Для того щоб його правильно скласти, дотримуйтесь наданим нижче умов:

• Кожен лист повинен мати унікальний номер;
• У нижній частині він повинен бути прошитий подвійний ниткою. Зав'язується і завіряється спеціальної підписом особою, відповідального за оформлення цього документа. Сюди відносяться і сторінки, які вказані не тільки арабськими позначеннями, але і прописом;
• Документ повинен володіти твердою оболонкою. Листи повинні бути щільними, адже вони будуть зберігатися багато років.

Однак ці умови були створені не тільки з тієї причини, що документи будуть зберігатися багато років, але і для запобігання фальсифікації даних. Наприклад, зареєструвати той чи інший наказ заднім числом або усунути певний лист не вдасться.

Журнал реєстрації наказів про прийом на роботу - зразок

Сама форма, в тому числі титульний лист, повинні бути оформлені в обов'язковому порядку відповідно до деякими умовами:

• Напишіть назву компанії цілком;
• Потім найменування обкладинки. В цьому випадку - Журнал реєстрації прийому на роботу;
• Коли він був складений і коли закінчується його термін дії;
• Порядковий номер кожного документа відповідно до номенклатури всередині організації;
• Зі зворотного боку повинна знаходитися інформація про відповідальну особу. Тобто ПІБ і його посада в цій організації.

Оформляючи такий документ, інструкції вважаються обов'язковими. Форма може бути різною. Іншими словами - формат подібних документів не був затверджений. Журнал може створюватися в форматі А4 з твердою оболонкою або на спеціальних аркушах, які були виготовлені в друкарні на замовлення.

Хочете вести журнал реєстрації і не порушувати законодавство? Використовуйте паперову форму. Його можна оформити не тільки правильно, але ще і внести додаткові зміни в архіві. Також слід зазначити, що інформацію в паперовому журналі дуже проблематично сфальсифікувати. Всі дані вносяться послідовно, а також від руки. З цієї причини внести зайвий раз наказ заднім числом неможливо.

Врахуйте, що зараз вік комп'ютерних технологій. У багатьох компаніях активно ведеться паралельний електронний документ. Особливо в тому випадку, якщо в організації використовується програма 1С. Вона автоматично реєструє всі зміни і привласнює правильний порядковий номер. Незважаючи на те, що уніфікованої форми немає, нижче представлений зразок паперового журналу.

зразок

Відповідальні особи за ведення журналу реєстрації

З плином часу ведення цього документа, він зберігається у відповідальної особи. Якщо він закінчується, на лицьовій частині пишеться спеціальне слово. Також встановлюється відповідний порядок в цифровому і буквеному варіанті. Якщо виникає величезний обсяг інформації, багато відповідальних осіб в організації використовують угруповання з відповідною індексацією.

терміни зберігання

Згідно з первинними документами законодавства, термін зберігання журналу реєстрації становить 10 років. Однак внутрішні нормативні акти можуть коригувати терміни в більшу сторону. Контролюючі органи нічого проти цього не мають. При цьому термін менше зазначеного законодавцем бути не може. Врахуйте це при оформленні локальних нормативних і правових актів. Реєстрація необхідна для підтвердження події, що певна офіційна папір була отримана підприємством. Зміна вноситься в регістр, присвоюється порядковий номер і записується відповідна інформація.

Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста