7.3. Основні функціональні можливості сучасних електронних таблиць

Електронна таблиця представляється у вигляді прямокутної таблиці, розділеної на рядки і стовпці ( рис.7.1 - Excel, рис.7.2 - Corel QuattroPro).

Мал.7.1.

Приклад електронної таблиці Excel
Мал. 7.2. Приклад електронної таблиці Corel QuattroPro

В осередках електронних таблиць можна зберігати:

• числову інформацію в різних форматах (цілі числа, числа з десяткової точкою, числа в експоненційному форматі);
• текстову інформацію, представлену у вигляді послідовності символів, в тому числі пояснювальні тексти;
• формули для розрахунку значень за наявними даними. Формули починаються зі знака рівності і можуть включати в себе числа, посилання на комірки, функції (математичні, статистичні, фінансові, текстові, дати і часу і т.д.) і знаки операцій.

Рядки нумеруються зверху вниз. Стовпці позначаються зліва направо. На екрані видно не весь документ, а тільки його частину. Інша частина документа доступна при горизонтального і вертикального прокручування.

Мінімальним елементом електронної таблиці, з яким можна виконувати ті чи інші операції, є клітина таблиці, яка називається осередком. Саме в осередках зберігаються дані різних типів, перераховані раніше. Кожна осередок має унікальну адресу, який включає в себе номер стовпця і рядка, на перетині яких розташовується осередок. Нумерація стовпців зазвичай здійснюється за допомогою латинських букв. Так як букв всього 26, а стовпців значно більше, починаючи з 27-го стовпця в нумерації використовуються дві літери, починаючи з AA: AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC і т.п. Нумерація рядків ведеться десятковими числами, починаючи з одиниці. Таким чином, можливі адреси осередків B2, C265, AD11 і т.д.

Наступний об'єкт таблиці - діапазон комірок. Він може представляти йдуть підряд осередки рядка або стовпця або ж діапазон комірок може бути прямокутною областю. При завданні діапазону вказують його початкову (ліву верхню) і кінцеву (праву нижню) осередки, розділені двокрапкою. Найбільший діапазон представляє вся таблиця, найменший - осередок. Приклади діапазонів - A1: A100; B12: AZ12; B2: K40.

В MS Excel таблиця з даними є складовою частиною робочого листа; робочі листи, в свою чергу, об'єднуються в робочу книгу. В електронних таблицях Corel Quattro Pro - таке ж уявлення даних, але використовуються інші назви: замість робочої книги (Workbook) - блокнот (NoteBk), замість позначень листів "Лист1", "Аркуш2" і т. Д. Для позначень листів використовуються літери латинського алфавіту ( рис.7.2 ).

Сучасні табличні процесори мають широкі функціональні можливості, що забезпечують зручну і ефективну роботу користувача. До основних можливостей, що є загальними для всіх систем цього класу, відносяться наступні.

• Можна створювати як нові порожні робочі книги або блокноти, так і робочі книги або блокноти на основі одного з шаблонів, який поставляється разом з додатком.
• Таблиці або листи можна об'єднувати в робочі книги або папки. У нижній частині електронної таблиці розташований у вигляді закладок покажчик, який забезпечує доступ до робочих листів (ярлички листів). на рис.7.3 (A) показані ярлички робочих аркушів в MS Excel, а на рис.7.3 (B) - ярлички листів в Corel Quattro Pro. Користувач може привласнювати змістовні імена листам робочої книги ( рис.7.1 ), Що значно полегшує пошук і перехід від листа до листа. Деякі команди табличного процесора можуть виконуватися для групи листів.
  Мал. 7.3. Ярлички листів а) Excel б) Corel QuattroPro
• Наявність коштів для оформлення і модифікації екрану і таблиць. Зовнішній вигляд робочого вікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно до вимог користувача, що робить роботу максимально зручною. Серед таких можливостей - розбивка екрана на кілька панелей, фіксація заголовків рядків і стовпців, висвітлення формул в осередках і т.д. Наприклад, в Microsoft Excel 2007 в діалоговому вікні Параметри Excel ( рис.7.4 ), Яке відкривається після натискання кнопки Microsoft Office , Можна встановити зручні для роботи опції, вибираючи на лівій панелі групи параметрів.
  Мал. 7.4. Діалогове вікно Параметри Excel
• Широкі можливості оформлення та виведення таблиць на друк. Для зручності користувача передбачено кошти, що забезпечують друк таблиць, такі як вибір розміру сторінки, установка ширини полів сторінок, оформлення колонтитулів, розбивка на сторінки, а також попередній перегляд одержані сторінок перед друком. Наприклад, при використанні вкладки Лист діалогового вікна Параметри сторінки ( ріс.7.5 ) В поле наскрізні рядки можна задати одну або кілька рядків, які будуть друкуватися зверху на кожній сторінці роздруковується таблиці в якості горизонтального заголовка, а в поле наскрізні стовпці - один або декілька стовпців, які будуть друкуватися зліва на кожній сторінці таблиці в якості вертикального заголовка. Це значно полегшить завдання установки заголовків граф і рядків для многостраничной таблиці.

Мал.7.5.

Вкладка Лист діалогового вікна Параметри сторінки

Сучасні табличні процесори надають широкі можливості щодо форматування таблиць, такі як вибір шрифту, його стилю і кольору, вирівнювання даних всередині осередку, вибір кольору фону комірки, зміна висоти рядків і ширини колонок, створення рамок різного виду ( рис.7.6 ). Ці можливості мають дуже важливе значення для створення таблиць, зручних у використанні, допомагають візуально згрупувати дані.

Мал.7.6.

Вкладка Вирівнювання діалогового вікна Формат ячеек

Форматування даних всередині осередків з використанням числових форматів різних категорій (числовий, фінансовий, формати дати і т.д.) відображає результати обчислень в зручному для користувача вигляді, наприклад, необхідну кількість значущих цифр, зміна кольору або використання дужок для негативних чисел. Можна додати знак відсотка% або грошове позначення і т. Д. ( ріс.7.7 ).

Мал.7.7.

Діалогове вікно для форматування числових значень

Крім того, в усі програми роботи з електронними таблицями вбудовані засоби забезпечення автоматичного форматування, т. Е. Різні варіанти автоматичного оформлення таблиць. Користувачеві залишається тільки вибрати найбільш вподобаний з уже наявних форматів. Наприклад, для MS Excel версії 2007 це вибір стилю осередків або стилю таблиці ( рис.7.8 ).

Табличні процесори дозволяють створювати шаблони робочих листів, кожен з яких представляє собою деякий бланк, тобто попередньо відформатований робочий лист, підготовлений для заповнення даними і містить розрахункові формули - вони конструюються в конкретному шаблоні ( ріс.7.9 ). Якщо шаблон створюється для інших користувачів, можна обмежити модифікацію листів, створюваних на основі цього шаблону, дозволивши тільки заповнювати поля бланка, але заборонивши змінювати формули і форму бланка.

Мал.7.8.

Шаблони стилю таблиці
Мал. 7.9. Вибір шаблону робочого листа, що містить розрахункові формули